なぜメールでは意図が伝わりにくいのか？誤解を避けるために考えたい事

メールではなかなかこちらの意図が伝わらない、なんて事を思った事がありますか？それは”文字”でしか伝えられないというメールの持つ制約のせいかも。誤解を防ぎこちらの意図を正しく伝えるには、メールでは足りない他の要素を補ってあげる事と、そもそも発信する前によく考えよう、という話です。

なぜメールでは意図が伝わりにくいのか？誤解を避けるために考えたい事

メールを出したんだけど、うまくこちらの意図が伝わなかった…。

Eメールという仕組みは便利な反面、簡単・簡潔なゆえに誤解を与えてしまう事もしばしば。誰しも一度は失敗してしまったことがあるのではないでしょうか。

この点、ビジネスの世界では”まずは要件を”、”５W1Hを意識して簡潔に”など、メールの書き方の基礎的な部分が出来上がっていると言えそうです。この手の情報はネット上にいくらでもあふれていますね。

しかしこの便利な仕組みは何もビジネスだけで用いる訳ではありません。スマホやタブレットの普及に伴いご年配の方でも使いこなしておられる様子をお見掛けするようになりました。同時に新しい仕組みに慣れておらずメールのやり取りで失敗してしまったという声もお聞きします。

そこで今回は、なぜメールでは”伝わりにくい”という事が起きるのか？誤解を避けるために思いに留めておきたい事柄を扱ってみたいと思います。

メールゆえの制約～”文字”でしか伝えられない

”メールは文字でしか伝えられない”－当たり前のように思われますか？ではメールに足りない要素とは何か？と言われたらどうでしょうか？

私たちのとるコミュニケーションの手段は様々です。例えば、相手と面と向かって話す時の事を連想してみて下さい。相手に声を出して意思を伝える場合、次の要素が関係してきます。

気付かないうちに私たちは様々な手段を使って相手に意思を伝えている事がわかりますね。そのため単なる事実以上の、私たちの側の感情といったものも伝えることができる訳です。相手にとっては言わんとするニュアンスもつかみやすい事になります。

ところがメールの場合、上に挙げたそのほとんどの手段が使えません。基本的には言葉、つまり文字でしか伝える事が出来ないのです。

 

誤解を防ぐには”文字”以外の要素を補う工夫が必要

しばしば起こるメールでの誤解。こちらの真意を正確に伝えるためには、上に挙げたようなメールでは使えない要素を何らかの形で補ってあげる必要があります。

とはいえ、足りない要素を加えるとなると当然、感情やニュアンスといったふわっとした部分を伝える事が必要な場合があります。ですがその為の工夫が難しいわけです。

そこでご紹介したいのが、あと一言を加えてみるという事です。これだけでも効果があるかもしれません。以下の内容を扱ってみます。

• ”あと一言加えてみる”の意味
• 一言加える事を”心がけた方が良い人”とは？
• 何を加えられるかはケースバイケース

 

用件だけではなく、あと”一言”を加えてみる　その意味

あと”一言”を加えてみるとはどういう意味なのでしょうか？一つの例から考えてみましょう。

 

来週の月曜日、お昼ご飯を一緒にどうですか？

 

上のようなメールに対し、どんな返信をますか？

 

1. 了解しました。
2. うれしいです！ぜひご一緒させてください。

 

１の了解しました。このように要件を1文で済ませても良い場合があります。相手にもよるでしょう。ただしこの場合、単なる事実しか伝わらない事になります。

２のうれしいです！ぜひご一緒させてください。このようにあと一言を付け加えた方が良い場合、相手もあります。自分が了解したという事実とともに、こちらの感情を積極的に伝えた方が良い場合もあります。相手の身に立ってみると、予定が立つかどうかだけでなく、この誘いをどう感じているのかといった事も知りたいかもしれません。

もちろん本当に”１文”で済ませる事はあまりないかもしれません。要は、誤解を与えないよう、またこちらの真意を伝えるためには要件に対してあと少しの付けたしが効果的と言える場面があるという事です。

 

あと”一言”が必要と言える人

なぜわざわざこんな誰でもわかりそうな事を書くのかと言いますと、残念ながらこの”あと一言が足りない人”がいるのも事実なのです。実際に失敗したという例をお聞きする限り、”あぁ、これでは誤解されるだろうな”、というケースが多くありました。

なぜでしょうか？メールする本人はもしかすると…

…そんな風に考えているのかもしれません。本人にとっては言葉が足りていないなどとは思いもよらない事なのかもしれません。

しかし、相手の身に立って考えてみるとどうでしょうか。先方の真意がわからず、どのように判断したらよいか図りかねるケース。恐らくちょっとした一言がプラスされていればある程度推しはかれるのに、という場面を想像してみて下くさい。皆さんも一度は経験がある事でしょう。

人それぞれ感じ方の温度差が異なる生き物。自分本位で突き進むことが時に問題となりうる事は、なにもメールに限ったことではなくコミュニケーションの基礎的な事柄なのではないでしょうか。

こちらの気持ちを伝えるためには文章にそれなりの工夫がどうしても必要です。もし誤解されるような事があったら、”あと”一言”何を加えればよかったのだろうか”と振り返ってみられることをお勧めします。もちろん、本当に一言である必要はありません。必要と思われる文をぜひ加えてみて下さい。

どんなことを加える事が出来るか？ケースバイケースです。

誤解しないで頂きたいのは、今回はメールのセオリ―・ルール・マナーといった何を（What）について語っているのではありません。相手に誤解されるのは何故か（Why）の観点で考えているところです。

メールの書き方などを扱った記事を見ていくと、ルールやマナーに関する沢山の実例が紹介されています。時候の挨拶を入れるとか、礼儀としてどんな文を入れるとか、どういった構成が良いとか…。それらを参考にする事が役立つ事もあります。考え納得して利用する分には良いのですが、もし深く考えず、いわゆる定型文として型にはめてしまっているだけではかえって逆効果になりかねない事もありますので注意が必要です。

マナーの類を扱った記事というのは扱いが難しいですね。何を・どのようにと言った部分だけが切り取られ、往々にして何故かの部分が読者から見過ごされがちです。それらが独り歩きをし、時には謎マナーなどといった物を生むこともあります。趣旨が分かれば納得なものもあるのですが。

この記事では誤解を与えかねないのは何故か、の部分に重きを置き、どんなことを加える事が出来るのか、その具体例は特に取りあげません。ケースバイケースで判断する事が結局必要なのではないかと思うのです。

 

 

誤解を生まないコミュニケーション　よく考えてから発信が基本

メールの情報量は意外と少ないもので声に出して読んでみるとアッという間に終わります。でも歌の歌詞のように考え抜かれた言葉を使えば、情景や感情までもイメージさせる事は可能です。

もちろんあくまでメールでの話しですので歌詞を書くかのような文章の書き方、毎回考え抜いて苦労をして文章を考えるというのは実際的ではありません。とはいえ、誤解を避けるためにはよく考えてから発信するという事は大切です。そのためにはある程度の労力はいとわないようでなければなりません。

伝えた方が良い事、伝えない方が良い事。言葉が多ければ誤解も与え、少なくても誤解を与える。結局のところ、どんなコミュニケーションの手段であったとしても基本はよく考える事ではないでしょうか。考えなしに送ったメールが後々後悔のもとになった…という事はあるものです。

 

まとめ　メールの限界をみとめ臨機応変に

メールで誤解を与えないために考えたい事柄を扱ってきました。文字でしか伝えられないというメール特有の制約に対処するのは決して簡単な事ではありません。とはいえ、いくらかの秘訣やヒントは見つけられたかと思います。

そもそもメールには限界があるという事を認めなければならないのかもしれません。こだわっているわけではないにしても、ともすると他の手段が頭から飛んでしまう事もあり得ます。時にはメールに頼らず、実際に声に出してコミュニケーションを図ってみる…。原始的ではありますが、何が何でもメールだけで伝えようとせず、臨機応変に対応する事が誤解を生まない最も簡単な秘訣なのかもしれません。